Haben Sie Ihr letztes Projekt gerade noch so in der Verlängerung nach Hause geschaukelt? Keine Lust mehr auf Zitterpartien bei lösbaren Aufgaben? Dann lesen Sie sich jetzt diesen Artikel durch und werden Sie zum Projektmanagement-Weltmeister.
Erst die Ruhe vor dem Sturm, dann wird die Zeit knapp, plötzlich muss unter hohem Erwartungsdruck eine unmenschliche Leistung abgerufen werden und am Ende laufen alle kreuz und quer durch die Gegend. So läuft es meist, wenn Projekte aus dem Bauch heraus abgewickelt werden. Das Ergebnis – man läuft ins offene Messer und die Niederlage ist gewiss.
1. Ziele festlegen
Nichts schützt mehr vor unerwarteten Ereignissen, Schwankungen durch Tagesform und unkoordiniertes, emotionales Verhalten, als eine fundierte Strategie. Dazu ist zunächst eine ausgearbeitete Zielsetzung notwendig. Ziele von Siegern sind „SMART“ (Spezifisch – Messbar – Attraktiv – Realistisch – Terminiert). Diese Formel lässt sich auf langfristige und kurzfristige Ziele anwenden. Ein spezifisches Ziel beinhaltet konkrete Angaben und klar umrissene Visionen. Bei einem messbaren Ziel wissen wir, welcher Aufwand in welchem Zeitraum vonnöten ist. Mit einem attraktiven Ziel kann sich das Team umfassend identifizieren. Realistisch ist es, wenn es anspruchsvoll aber machbar ist und terminiert, wenn alle großen und kleinen Deadlines fixiert sind.
2. Teambuilding
Sie können sich noch so viel vornehmen – mit einer Gurkentruppe gewinnen Sie keinen Blumentopf, geschweige denn einen Pokal. Deshalb wählen Sie Ihr Team mit Bedacht. Keine Mannschaft besteht durch die Bank weg aus makellosen Top-Stars. Erstellen Sie deshalb eine Stärken- / Schwächen-Analyse Ihrer Mitstreiter (bspw. nach der SWOT-Methode) und setzen Sie die Kollegen gemäß Ihrer Talente und Fähigkeiten ein. Auch die Beziehungsebene sollte hierbei berücksichtigt werden. Alleingänge führen selten zum Ziel. Deshalb ist es essentiell, dass das Team miteinander harmoniert, Zuständigkeiten klar definiert sind und die Hierarchie festgelegt ist. Im manchen Fällen kann Outsourcing von Teilbereichen das Gesamtergebnis positiv beeinflussen.
3. Die Strategie
Sie kennen Ihre Ziele, Sie wissen mit wem Sie zusammenarbeiten und haben die Zuständigkeiten festgelegt? Prima, dann geht es jetzt ins Detail. Die Projektkoordination obliegt der Projektleitung und umfasst die Gesamtstrategie des Unterfangens. Dazu gehört der Überblick über alle Teilbereiche (z.B. Kostenmanagement, Qualitätskontrolle, Grobziele und Feinziele. Es werden regelmäßig Ergebnisse überwacht und im Hinblick auf die Zielsetzung abgeglichen. Ebenso kennt jeder Teamplayer seine Position im Gesamtgefüge und hat alle notwendigen Mittel zur Verfügung um seine Aufgabe zu meistern. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass das Team ausgelastet, aber nicht überfordert ist. Zusammenhänge zwischen kleinsten Aufgaben und der großen Vision müssen von Zeit zu Zeit mit allen Beteiligten neu kommuniziert werden, um die Motivation aufrecht zu erhalten. Spielen Sie sich die Bälle immer wieder neu zu und bleiben Sie in ständigem Kontakt zueinander. Ein erfolgreicher Abschluss ist immer eine Team-Leistung.
4. Plan B statt Schema F
Nicht jede Strategie passt auf jede Eventualität. Wenn Plan A zum Schema F verkommt ist es Zeit für Plan B. Aufgaben können ungeahnte Hindernisse bereiten, Deadlines können sich ändern, Team-Mitglieder ausfallen, Zielsetzungen sich an veränderte Gegebenheiten anpassen. Wenn man Feuer und Flamme für eine Sache ist, möchte man nur ungerne Stolpersteine in die Planung mit einbeziehen, aber nur wer sich im Vorfeld eingehend mit den Risiken beschäftigt hat, ist in der Lage schnell und angemessen auf veränderte Umstände zu reagieren. Ein projektspezifisches Risikomanagement setzt sich sachlich und umfassend mit allen möglichen und unmöglichen Ereignissen auseinander, die im Zuge eines Projektes auftreten können.
5. Was zählt ist auf dem Platz
Eine sinnvolle Zielsetzung, eine passende Strategie, gutes Risikomanagement und ein motiviertes Team sind die Grundbausteine für Erfolg. Doch wenn der Mitbewerber ähnlich gut aufgestellt ist, macht am Ende womöglich die Qualität der Einzelleistungen den Unterschied. Überprüfen Sie regelmäßig Ergebnisse Ihrer Arbeit und der Arbeit Ihrer Mitarbeiter auf Wettbewerbsfähigkeit hin. Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen, reger Austausch im Arbeitsalltag und gute, motivierende Arbeitsbedingungen formen ihre Teammitglieder zu Topstars von internationalem Format. Ein solides Team mit einer soliden Strategie kann weit kommen, aber Weltmeister werden nur die besten.
6. Gehen Sie die Extrameile
Alles ist in trockenen Tüchern, das Projekt so weit fertiggestellt und nun könnte man eigentlich die Füße hochlegen? Warum nicht noch einen draufsetzen, einfach weil Sie es können? Echte Champions tun mehr als nötig für Ihren Erfolg und demonstrieren Ihre Dominanz, in dem Sie unerreichbare Maßstäbe für die Konkurrenz definieren. Überprüfen Sie Ihr fertiges Projekt auf Möglichkeiten zur Ausschmückung und machen Sie ein Kunstwerk aus Ihrer Arbeit.
7. Feiern Sie den Erfolg
Sportler kennen das Prinzip – Muskel-Wachstum findet nicht während des Trainings, sondern in Zeiten der Regeneration statt. Nachdem Sie Ihre Muskeln spielen haben lassen, ist es Zeit durchzuatmen, den Erfolg anzuerkennen und mit dem Team zu feiern. Achten Sie nur darauf dies nicht zu ausgiebig zu tun und in der Folgezeit zu nachlässig zu werden, sonst kassieren Sie am Ende womöglich doch noch einen Gegentreffer.
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